Tops and flops

Nous l’avons souvent évoqué dans les Cahiers de l’Innovation, tirer des enseignements de ses expériences est souvent le parent pauvre de la gestion de projets. Les équipes sont pressées et les objectifs difficiles à atteindre. Revenir sur ce qui a bien ou mal fonctionné (les « tops and flops ») peut vite être perçu comme une perte de temps. Et pourtant, être en capacité de capitaliser à des étapes prévues mais aussi régulièrement, à chaque fois que survient un évènement particulier, est le signe d’une maturité de l’équipe et de son management.

Dans cet article
Pourquoi utiliser les "tops and flops" ?
Quand utiliser les "tops and flops" ?
Mode d'emploi
Fiche outil : tops and flops
Ressources

Pourquoi utiliser les « tops and flops » ?

tirer partie de vos expériences. Les actions entreprises, les échecs, les réussites, tout cela constitue la valeur de votre entreprise. Il faut donc les identifier, les noter et s’en servir pour vous améliorer, ne pas refaire deux fois les mêmes erreurs, améliorer votre agilité, les pratiques RH, le bien être des collaborateurs, …
faire mûrir vos équipes du point de vue relationnel, les aider à pouvoir exprimer leurs échecs individuels mais aussi ce qui les gêne ou leur cause du mal-être dans le comportement des autres.
prendre du recul. L’idée est de mesurer le chemin parcouru, de se rassurer sur la capacité à atteindre les objectifs et d’éliminer les nuisances ponctuelles et temporaires, pour se remettre sur les rails.

Quand utiliser les « tops and flops » ?

L’idéal serait de parvenir à une culture d’entreprise où les réunions « tops and flops » seraient régulièrement organisées, presque spontanément et à l’initiative des collaborateurs. Comme il est simple et rapide à mettre en oeuvre, cet outil peut être utilisé régulièrement, au début ou à la fin d’une réunion importante par exemple. En plus des utilisations « planifiées », il peut également être déclenché à des moments difficiles : quand votre équipe traverse des périodes de doute, quand elle doute de sa capacité à atteindre les objectifs, quand un conflit a éclaté et que vous voulez l’aider à se recentrer sur les objectifs …

Mode d’emploi

Pour l’animateur (souvent le manager de l’équipe en question), la première étape consiste à mettre à plat les objectifs : prendre du recul sur les évènements récents et revenir aux objectifs de l’équipe ou du projet. C’est un point fondamental pour ne pas se laisser « embarquer » dans des considérations trop personnelles ou contingentes. Le risque est en effet, avec ce genre d’exercice, d’être sur des considérations trop personnelles, des ressentis, des inimitiés ou des amitiés entre des collaborateurs, et d’oublier les raisons pour lesquelles l’équipe ou le projet existent.

c’est la faute à Gérard qui respecte jamais les délais
un participant anonyme d’une séance « tops and flops »

L’étape d’après est un simple tour de table, en commençant par les tops : qu’avons-nous réussi dans ce projet, qu’est-ce qui s’est bien passé (mieux que d’habitude), quelles sont nos réussites (auxquelles nous ne nous attendions d’ailleurs peut-être pas) …

La phase d’après doit être bien animée : quelles sont nos flops ? Qu’avons-nous raté ?sur quoi avons-nous buté et pourquoi ? Evidemment il faudrait dans l’idéal éviter les attaques ad hominem (« c’est la faute à Gérard qui respecte jamais les délais »). Ce n’est pas toujours possible (d’autant que parfois, c’est vraiment la faute de Gérard) et c’est à l’animateur de juger jusqu’où aller pour permettre au groupe de grandir ensemble sans se désigner de bouc-émissaire confortable.

L’étape finale, la plus importante, est de tirer les enseignements des échanges. Que faut-il éviter à l’avenir ou au contraire promouvoir pour améliorer la situation et apprendre ensemble de nos réussites et de nos erreurs ? Idéalement, ces enseignements seront compilés et accessibles à tous.

Fiche outil : tops and flops

La fiche outil (réalisée pour les membres des Cahiers) vous permet d’utiliser facilement les « tops and flops ». Il vous suffit de télécharger le fichier pdf, de l’enregistrer sur votre ordinateur puis de l’utiliser comme support dans vos réunions.

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